【保存版】メディアからの信頼を勝ち取るプレスリリースとは？

日頃から、新聞・テレビやインターネット上などで膨大な数のニュースを目にします。これらのニュースは、何をきっかけにしてメディアで取り上げられているのでしょうか？

ニュースの情報源となっているのは、実は広報活動の一環で作成・配信される「プレスリリース」です。本記事では、広報部門に配属されているビジネスパーソンや広報活動の必要性を実感している個人事業主向けに、プレスリリースの基本を解説します。

プレスリリースを配信するメリットや効果的な書き方についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

プレスリリースとは 報道発表資料のこと

プレスリリースとは、企業や団体、個人事業主がマスメディアやニュースサイト等に向けて自らの活動について発表する報道発表資料のことです。

「プレスリリースする」とは、第三者にニュースとして取り上げてもらうために一次資料である文書を配信することを指します。

メディア側から注目されるためには、ニュースバリューを分かりやすくまとめた文書・資料を配信する必要があります。

メディア向けに配信する目的

プレスリリースを配信する目的は、メディアを介して自らの社会的な認知度と信頼性の向上を実現することです。

社会的に大きな影響力をもつマスメディアによって取り上げられると、信頼性の高い情報として広く一般に伝播します。 そこで大きな反響を獲得するためにも、第三者であるメディアによって客観的に報道・記事化されことが何より重要というわけです。

そのためプレスリリースにおいては、広告に見られる「商品の購入を呼びかけるような訴求」は全く必要ありません。メディアに毎日大量に届くプレスリリースの中から、記者や編集者から興味を持ってもらえるようにニュースバリューを高める工夫が必要となります。

プレスリリースの配信方法

プレスリリースの配信方法は、大きく次の2つに大別できます。

1. マスメディアや記者クラブへ直接配信する
2. ウェブ配信サービスを利用する 

1つめは、新聞社や雑誌社、記者クラブ、ラジオ・テレビ局などマスメディア向けに直接届ける方法です。メールもありますが、取材で使えるよう紙に出力したプレスリリースを郵送やFAXで配布、あるいは訪問して届ける方法がおすすめといえるでしょう。 興味を持ってもらえたら取材につながり、第三者目線で記事化されたり番組で取り上げてもらえたりとチャンスが広がります。

2つめは、「PR TIMES」や「@PRESS」などを介して有料で配信する方法です。配信したプレスリリースは、そのままサイトやSNSに掲載されるほかメディアに記事として掲載されることもあります。

配信にふさわしい機会

プレスリリースを配信するタイミングには、たとえば次のようなものがあります。

• 新商品・サービスのリリースやリニューアル
• キャンペーンやプロモーション、協賛や支援
• 特許や商標の出願・取得
• 論文や研究成果の発表
• レポートや調査結果の公表
• セミナーやイベントの開催
• 展示会への出店
• 本社移転、支社や支店の設置
• 他社との業務提携やオフィシャルパートナー契約の締結
• 資本政策、M＆A
• アワード受賞
• 人事、決算、株主関連の報告
• ボランティア、寄付などの社会貢献

客観的にみて社会性や独自性などがあれば、プレスリリース配信をきっかけに取材につながる可能性があります。裏付けとなるデータなどを盛り込んで、「取り上げたい」と思わせるプレスリリースを作成しましょう。

ニュースリリースや広告とプレスリリースの違い

「ニュースリリース」や「広告」といった言葉があります。プレスリリースとの違いが明確にが分からず、広報担当者であっても混同している人が多いのではないでしょうか。

ここではプレスリリースによく似ているそれぞれの言葉の意味を明らかにし、プレスリリースとの違いを整理していきましょう。

ニュースリリースとの違い

結論からいうと、「プレスリリース」と「ニュースリリース」はほぼ同じ意味です。どちらも企業や団体が、自社の情報を公式文書として発表するために使われます。

敢えて分けると、企業や団体が報道機関やメディアに向けて配信したものをプレスリリースといい、メディアを介さずに外部に向けて広く配信されたものをニュースリリースといいます。

定義が決まっているわけではありません。

かつてはメディアといえば新聞でしたので、プレス（press・報道機関）リリースしかありませんでした。しかし現在はインターネットの普及によって、企業が消費者に直接情報を発信できるようになりました。それによって「ニュースリリース」という言葉が生まれました。

広告との違い

メディアを介して企業の情報を届ける点ではプレスリリースと広告は同じですが、生活者からの信頼性の点で大きな違いがあります。自社の経費をあてて打ち出している広告よりも、メディアという「第三者」からの情報のほうが中立性があるため、生活者からの信頼が高くなるのは当然のことです。

また広告のような高額な費用が不要なことから、掲載時の費用対効果は高くなります。

その一方で、掲載内容をコントロールできません。そもそも掲載されるかどうか不確かな点も、広告との大きな違いです。

関連記事：意外と知らない広報と広告の違い！PRや宣伝も合わせて解説！

ウェブ配信サービスを利用する3つのメリット

マスメディアや記者クラブへプレスリリースを直接配信した場合、実際に報道や記事化につながるかどうかは不確かです。

一方、ウェブ配信サービスを利用すればサイトやSNSでの掲載を見込めるため、情報発信の質や伝播のスピードを簡単に上げられます。なお事前に審査を通過し、企業登録を完了していることが大前提です。

プレスリリースのウェブ配信サービスを利用するメリットは、次の3つが挙げられます。

1. ステークホルダーに自分の想いを届けられる
2. 人材不足の解消や支援の拡大につながる
3. 反響を踏まえて戦略策定に活かせる 

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

1.ステークホルダーに自分の想いを届けられる

メディアに加えてクライアントやユーザー、提携先などのステークホルダー（利害関係者）に自らの想いを自らの言葉で届けられる点がメリットです。自社の新しい展開について、公の場でお披露目する機会をつくることができます。

そこでプレスリリースを受け取る相手を思い描きながら、新しい事業活動を始めた背景や誠実な想いを伝えましょう。プレスリリースを介して、想いを同じくする人や企業との新たな出会いにつながるかもしれません。

2.人材不足の解消や支援の拡大につながる

プレスリリースでは、「自社の事業にかける想い」や「今後の展望」のほか「社会貢献活動」などについても発信可能です。自らの言葉を通じて読み手の理解を深めることができれば、想いを同じくする賛同者が増える可能性があります。

この企業で働きたいと思う人が出てくれば人材不足の解消に、一緒に取り組みたいと思う人や企業が出てくれば連携や支援の拡大につながるでしょう。

 3.反響を踏まえて戦略策定に活かせる

プレスリリース配信は情報発信の機会であることはもちろん、ステークホルダーからの反響を確認できる良い機会です。

取り上げてくれたメディアや、SNSに寄せられたコメントなどから、思いもよらない層からの反響の大きさに気づくことがあるかもしれません。

プレスリリースの反響を踏まえて、自社の製品・サービス開発やマーケティング戦略策定に活かしましょう。

効果的なプレスリリースの書き方3つのポイント

想いを効果的に伝えられるプレスリリースにするために、どのような書き方をすればいいのでしょうか。メディアに「ぜひ取り上げたい」と思わせ、ステークホルダーに想いを届けるためには、次のポイントを押さえて書くことが大切です。

• 5つの必須要素を含める
• 客観的な根拠を示し「事実」を書く
• ニュースバリューを高める要素を盛り込む 

では、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

5つの必須要素を含める

必須の要素が欠けていると意味のないプレスリリースとみなされ、ゴミ箱行きになるかもしれません。プレスリリース作成時には、次の5つの要素を確実に含めるように注意します。

1. タイトルとサブタイトル
2. 画像
3. リード文（リリースの概要）
4. 本文（リリースの詳細）
5. 問い合わせ先 

インパクトのあるタイトルで、読み手の関心をひくよう心がけましょう。スマホ表示の際に切れないよう短めが肝要です。つづくサブタイトルで、内容を補足します。

画像のクオリティが高ければ読まれやすくなるので、必ず入れるのがおすすめです。映える商品画像がなければ、グラフやフロー画像、あるいはイメージ画像や担当者の写真などを用意します。

冒頭のリード文は、「本文を読む価値の有無」の判断材料になるため重要です。5W1Hをベースに伝えたい内容や、後述するニュースバリューを分かりやすく要約して提示しましょう。

連絡をとれる問い合わせ先がないと、取材のチャンスが流れてしまうので忘れずに入れてください。

客観的な根拠を示し「事実」を書く

プレスリリースでは、「事実」を書くことが鉄則です。メルマガではないので、季節の挨拶などを含める必要はありません。社外に向けて伝えたい内容を、わかりやすく具体的に書くことに集中します。

客観的根拠を提示できないのに、「日本一」「業界No. 1」などの最上級表現を記載するのはNG行為です。ニュースバリューを強調したいからといって最上級表現を安易に乱用していると、自社の信頼を損なう恐れがあります。

「大容量でおトク」や「数多くの」といった曖昧な言い回しは避け、客観的に判断できる具体的な数値を提示することが大切です。

ニュースバリューを高める要素を盛り込む

反響の大きいプレスリリースには、ニュースバリューを高める要素が盛り込まれています。ニュースバリューとは、「報道に値すると見なされるニュースの重要性や価値」のことです。

ニュースバリューを高める要素がうまく盛り込まれていないと、差別化できないことからメディアの記者や編集者の目に留まりません。ニュースバリューは、生活者や社会にとっての価値と言い換えることもできます。

具体的には、次のような要素のことです。

ニュースバリューが高まれば、メディアに取り上げられる確率が高まります。ただし淡々と情報を書き連ねているだけでは、なかなか読み手に伝わりません。

そこで「ぜひ取り上げたい」と思わせるプレスリリースを目指して、上記の要素を参考に工夫してみてください。

内容ごとに異なる適切な配信タイミング

プレスリリースを介して伝える内容ごとに、適切な配信タイミングは異なります。

タイミングを逃すとプレスリリースのニュースバリューが低くなり、意味のないものになりかねません。たとえば情報漏えいなどの不祥事や事故、製品回収などのプレスリリースは、迅速に配信する必要があります。

ここではプレスリリースでよく見られる内容を挙げて、それぞれに適切な配信タイミングについて見ていきましょう。

セミナー・イベント、新規開店、キャンペーン開催

「開催日の2週間以上前」を目安に、プレスリリースを配信します。1度限りの配信では関心を十分に高められない可能性があるので、複数回にわたって配信するのがおすすめです。

期待感を高めるために初回は日程と概要のみのリリースに留め、段階的に詳細や追加発表を加えていくことも検討しましょう。

新しいサービスや商品

新商品の発売直前、新サービスの開始直前に配信します。タイムリーに話題性を高めるために、「1週間前〜前日」に配信するのがおすすめです。

商品やサービスの目新しさを適切なタイミングで伝えられたら、メディアに注目してもらえるでしょう。

業績や調査結果の報告

報告に必要な情報がまとまり次第、「即日公開」するのが一般的です。情報に鮮度が求められることから、スピード重視で配信しましょう。

メディアを誘致したい場合

自社が開催するプレスイベントや内覧会などの取材を目的にメディア誘致をしたい場合、「1ヶ月以上前」に配信するとよいでしょう。忙しい記者のスケジュールを仮押さえするためにも、早めに伝えておくことが必要だからです。

1週間前や前日にリマインダーとして同じ内容を伝えておくと、足を運んでもらう可能性が高まるでしょう。配慮の行き届いたプレスリリース配信はもちろん、日頃から良好な関係をメディアと構築していることが何より重要です。

まとめ｜メディアとの良好な関係づくりに活かそう

プレスリリースは、自社とメディアをつなぐツールです。書き方のマナー違反やニュースバリューのないプレスリリースの配信は、掲載されないだけでなく企業価値も大きく下げる恐れがあります。

メディア側から信頼されるためにも、読み手への配慮が感じられるプレスリリースの作成と配信を行うことが大切です。書き方やニュースバリューを高める工夫をして、プレスリリースをメディアとの良好な関係づくりに役立てましょう。

メディアに記事化されるようなプレスリリースは、自社の大切なステーキホルダーに想いを十分に届けられるレベルといえます。