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中小企業が抱える勤怠管理の課題と最適な解決策
「毎月の勤怠集計に丸一日かかってしまう」「タイムカードの計算ミスで給与計算をやり直した」——中小企業の人事労務担当者から、こうした声が後を絶ちません。
従業員が30名を超えると、エクセルやタイムカードでの勤怠管理は限界を迎えます。しかし、既製の勤怠管理システムを導入しても「自社の複雑なシフト制に対応していない」「既存の給与システムと連携できない」といった課題に直面することも少なくありません。
本記事では、中小企業が抱える勤怠管理の課題を整理し、既製品と外注開発のどちらを選ぶべきか、費用相場や開発期間まで、労務効率化を実現するための完全マニュアルをお届けします。
中小企業の勤怠管理における3つの課題
中小企業の勤怠管理は、大企業とは異なる独自の課題を抱えています。従業員数が限られているからこそ、一人ひとりの働き方が多様化し、管理が複雑になるのです。
課題1：アナログ管理による業務負担と人的ミス
タイムカードや出勤簿、エクセルでの手作業による勤怠管理は、人事労務担当者に大きな負担をかけます。
主な問題点：
- タイムカードの打刻漏れや不鮮明な印字の確認作業
- エクセルへの手入力によるミスと修正作業
- 残業時間の計算ミスによる給与計算のやり直し
- 有給休暇の残日数管理の煩雑さ
従業員50名規模の企業では、月末の勤怠集計だけで8〜16時間を要するケースも珍しくありません。
課題2：労働基準法改正への対応遅れ
2019年の働き方改革関連法の施行以降、企業には以下の対応が義務付けられています。
- 時間外労働の上限規制（月45時間、年360時間）
- 年5日の年次有給休暇の確実な取得
- 労働時間の客観的な把握
アナログな勤怠管理では、これらの法令遵守状況をリアルタイムで把握することが困難です。気づいたときには法令違反の状態になっており、労働基準監督署からの是正勧告を受けるリスクも高まります。
課題3：多様な働き方への対応の難しさ
中小企業特有の柔軟な働き方は、勤怠管理を複雑にします。
- 店舗ごとに異なるシフトパターン
- 正社員・パート・アルバイトの混在
- 変形労働時間制やフレックスタイム制の導入
- リモートワークと出社の併用
- 直行直帰や現場作業の多い業態
こうした多様な勤務形態に対応できる汎用的な管理方法は存在せず、企業ごとに「ちょうどいい」システムが求められています。
勤怠管理システムの導入メリットと選択基準
勤怠管理システムの導入は、単なる業務効率化以上の価値を企業にもたらします。
システム導入がもたらす4つのメリット
メリット1：人事労務担当者の業務時間を70%削減
自動集計機能により、月末の勤怠締め作業が劇的に短縮されます。勤怠データの自動集計、給与システムへのデータ連携、残業アラートの自動通知により、タイムカードの回収や手入力、計算確認といった作業から解放されます。
メリット2：法令遵守の徹底とリスク回避
システムによる自動チェック機能で、36協定の上限超過アラート、有給休暇取得義務の管理、長時間労働者の早期発見が可能になります。労働基準監督署の調査にも自信を持って対応でき、企業の信頼性向上にもつながります。
メリット3：従業員満足度の向上
正確で透明性の高い勤怠管理は、従業員の信頼を獲得します。スマートフォンからの打刻で利便性が向上し、残業時間や有給残日数の可視化、申請・承認フローのスピードアップが実現します。
メリット4：経営判断のための正確なデータ取得
リアルタイムで人件費を把握でき、経営判断の精度が高まります。部門別・プロジェクト別の労働時間分析により、人員配置の最適化や収益性の改善が可能になります。
既製品と外注開発の選択基準
勤怠管理システムの導入方法は、大きく分けて「既製品の導入」と「外注開発（オーダーメイド）」の2つがあります。
既製品（クラウドサービス）が適しているケース
- 従業員の勤務形態が比較的シンプル
- 標準的な就業規則で運用している
- 早期導入を最優先したい（1〜2ヶ月以内）
- 初期投資を最小限に抑えたい
代表的な既製品には、KING OF TIME、ジョブカン、マネーフォワードクラウド勤怠などがあり、月額300円〜500円/人程度で利用できます。
外注開発が適しているケース
- 業界特有の複雑な勤務形態がある
- 既存の給与システムや基幹システムとの連携が必須
- 既製品では実現できない独自ルールがある
- 従業員が50名以上で長期利用を前提としている
外注開発の初期費用は**300万円〜**と高額ですが、月額費用が発生しないため、5年以上の長期利用では既製品より安くなるケースも多くあります。
外注開発の必要性を判断するチェックリスト
□ 変形労働時間制や複雑なシフト制を採用している
□ 複数の事業所で異なる就業規則を運用している
□ 既存の給与システムや会計システムとの連携が必須
□ 既製品の無料トライアルで機能不足を感じた
□ プロジェクト別・現場別の工数管理が必要
□ 従業員が50名以上で今後も増加予定
□ 5年以上の長期利用を前提としている
3つ以上該当する場合は、外注開発を検討する価値があります。
従業員規模別おすすめシステムタイプ
従業員10〜30名：クラウド型既製品
- 推奨：ジョブカン、AKASHI、マネーフォワードクラウド勤怠
- 年間コスト：7万円〜18万円
従業員30〜100名：要件に応じて選択
- 既製品で対応できるか要件確認、難しければ外注開発を検討
- 年間コスト：クラウド型18万円〜60万円、外注開発は初期300万円〜
従業員100名以上：外注開発を推奨
- 月額費用の累積が大きく、長期的には外注開発が有利
- 5年間コスト：クラウド型300万円以上、外注開発400万円〜500万円
外注開発が選ばれる理由と投資対効果
既製品が充実している中でも、多くの中小企業が外注開発を選択しています。その背景には、既製品では解決できない具体的な課題があります。
既製品では対応できない4つのニーズ
ニーズ1：複雑なシフトパターンと変形労働時間制
飲食業や小売業では、店舗ごと、曜日ごとに異なるシフトパターンが存在します。早番・中番・遅番の3パターン、土日祝日の特別シフト、繁忙期の変則シフト、1ヶ月単位の変形労働時間制など、既製品の多くは標準的なシフトパターンには対応していますが、複雑な要件には対応しきれません。
ニーズ2：既存システムとのデータ連携
多くの中小企業が、既に給与計算システムや販売管理システムを使用しています。独自開発の給与計算システム、業界特化型の基幹システム、顧客管理システム（CRM）、プロジェクト管理ツールなど、既製品は主要な給与ソフトとの連携機能を持っていますが、独自システムや特殊なフォーマットとの連携は困難です。
ニーズ3：業界特有の勤怠ルール
業界によっては、一般的な労働時間管理とは異なる独自のルールがあります。
- 建設業：現場ごとの工数管理、天候による休業処理
- 運輸業：運行記録との連動、拘束時間の管理
- 医療・介護：夜勤専従者の特殊な労働時間計算
- IT業界：プロジェクト別工数、裁量労働制の管理
ニーズ4：独自の承認フローと権限管理
複数階層の承認フロー、部門ごとに異なる承認ルート、代理承認や一括承認の機能、閲覧権限の細かな設定など、企業独自の複雑なフローには既製品では柔軟に対応できないケースが多くあります。
外注開発のROI（投資対効果）
従業員50名の企業が外注開発で勤怠管理システムを構築した場合：
コスト
- 初期開発費用：350万円
- 年間保守費用：40万円
- 5年間の総コスト：550万円
効果
- 人件費削減：81.6万円/年×5年＝408万円
- 残業代適正化：90万円/年×5年＝450万円
- 5年間の効果合計：858万円
ROI：（858万円－550万円）÷550万円×100＝56%
5年間で投資額の56%のリターンが得られ、6年目以降は保守費用のみで運用できるため、さらに高い効果が継続します。
長期的なコストパフォーマンスの比較
従業員50名の企業の場合
| 項目 | クラウド型既製品 | 外注開発 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 10万円 | 350万円 |
| 月額費用 | 15万円 | 0円 |
| 年間保守 | 0円 | 40万円 |
| 3年目累計 | 550万円 | 470万円 |
| 5年目累計 | 910万円 | 550万円 |
| 10年目累計 | 1,810万円 | 750万円 |
損益分岐点は約2.5年です。それ以降は外注開発の方が圧倒的に低コストとなります。
勤怠管理システムに必要な機能
中小企業では限られた予算の中で最大の効果を得るため、必須機能と拡張機能を明確に区別することが重要です。
中小企業に必須の基本機能
1. 多様な打刻方法への対応
従業員の働き方や職場環境に合わせた打刻方法を選択できることが重要です。
- スマートフォン打刻：営業職や現場作業者向け。GPS機能で位置情報も記録
- PCブラウザ打刻：オフィスワーカー向け。最も導入しやすい方法
- ICカード打刻：製造業や店舗向け。交通系ICカードにも対応可能
- 生体認証打刻：不正打刻防止が必要な現場向け
2. 労働時間の自動集計とアラート機能
日次・週次・月次の労働時間を自動集計し、所定労働時間と実労働時間、時間外労働、深夜労働時間、休日労働時間を算出します。36協定で定められた上限を超える前に、管理者と従業員の両方にアラートを発信し、法令違反を未然に防止します。
3. 有給休暇管理機能
入社日に応じた自動付与、半日・時間単位の有給取得対応、年5日取得義務の進捗管理、取得率の可視化とアラート機能が必要です。年5日取得義務違反は1人あたり30万円の罰金が科されるため、確実な管理が必要です。
4. 申請承認ワークフロー
残業申請、休暇申請、遅刻・早退などの各種申請を電子化します。スマホからの申請・承認対応、承認ルートの柔軟な設定、承認状況のリアルタイム確認により、承認スピードが平均3日から1日以内に短縮されます。
5. 給与計算システムとの連携
給与計算に必要な勤怠データをCSV・Excel形式で出力、または給与ソフト用フォーマットへ変換します。データ連携により、給与計算の転記ミスをゼロにできます。
労働基準法対応のための機能要件
1. 労働時間の客観的記録
2019年4月から、すべての企業に客観的な方法による労働時間の把握が義務付けられています。タイムカードやICカードなどの客観的記録、改ざん防止機能（修正履歴の保存）、3年間のデータ保存が必要です。
2. 36協定の上限規制対応
月45時間・年360時間の原則上限、特別条項適用時の月100時間未満・年720時間以内、2〜6ヶ月平均で80時間以内、月45時間超は年6回までという複雑な条件を自動判定してアラートを出す機能が不可欠です。
3. 60時間超残業の割増率引き上げ対応
2023年4月から中小企業にも適用された、月60時間超の時間外労働に対する割増率50%以上の規定に対応し、月60時間の境界を自動判定、割増率の自動切り替えが必要です。
テレワーク・ハイブリッドワーク対応機能
1. 在宅勤務の勤怠管理
勤務場所の選択機能（オフィス/在宅/客先など）、勤務場所別の集計・分析、GPS情報による位置確認、在宅勤務申請の承認フロー、在宅勤務時の中抜け時間の管理が必要です。
2. フレックスタイム制への対応
コアタイムとフレキシブルタイムの設定、清算期間内の総労働時間管理（1ヶ月または3ヶ月）、過不足時間の繰越管理に対応します。
3. 直行直帰・外出の管理
営業職や現場作業者の直行直帰を適切に管理します。直行・直帰の申請機能、GPS付き打刻による位置確認、訪問先・作業場所の記録、移動時間の労働時間算入が可能です。
勤怠管理システムの外注開発会社の選び方
勤怠管理システムの開発を成功させるには、適切な開発会社を選ぶことが最も重要です。単に「システム開発ができる会社」ではなく、労務管理の知識とシステム開発の技術の両方を持つ会社を選ぶ必要があります。
開発会社選定の5つのチェックポイント
チェックポイント1：労務・人事システムの開発実績
勤怠管理は労働法令の専門知識が必要な領域です。同業種・同規模の開発事例があるか、勤怠管理システムの開発経験が何件あるか、完成したシステムが実際に稼働しているかを確認しましょう。
質問例：
「当社と同じ製造業で、従業員50名規模の勤怠管理システムを開発した実績はありますか？」
チェックポイント2：要件定義からの伴走サポート体制
「こんなシステムが欲しい」という漠然とした要望を、具体的な機能要件に落とし込むプロセスが要件定義です。現場の業務フローをヒアリングし、複数の選択肢を提案し、予算に応じた優先順位付けをサポートしてくれる会社を選びましょう。
チェックポイント3：セキュリティ対策とデータ保護
勤怠データには個人情報が含まれるため、通信の暗号化（SSL/TLS対応）、データベースの暗号化、アクセス権限の細かな設定機能、バックアップ体制が整っているかを確認します。
チェックポイント4：法改正への対応とアップデート体制
労働法令は頻繁に改正されます。法改正時の対応フローが明確か、保守契約に法改正対応が含まれるか、過去の法改正にどう対応してきたかを確認しましょう。
チェックポイント5：開発後のサポート体制
問い合わせ対応時間、回答までの目安時間、サポート方法（電話・メール・チャット）、緊急時の対応、操作レクチャーの有無を確認します。
質問例：
「月末の給与計算時期にトラブルが発生した場合、土日でも対応してもらえますか？」
労務管理の知識を持つ開発会社の重要性
勤怠管理システムの開発では、プログラミング技術だけでは不十分です。変形労働時間制の計算ロジック、36協定の複数条件の同時判定、業界特有の勤務形態への対応など、労務管理の専門知識が必須です。
面談時に以下のような質問をして、労務知識の有無を確認しましょう。
質問例1：
「当社は1ヶ月単位の変形労働時間制を導入していますが、システムで対応できますか？法定労働時間の判定はどのように行いますか？」
質問例2：
「36協定で『月45時間・年360時間』と『特別条項で月100時間未満・年720時間』の両方を同時に監視する必要がありますが、システムで自動判定できますか？」
理想的な開発会社の特徴：
- 社会保険労務士と連携している
- 労務コンサルティング経験がある
- 人事・労務部門出身のメンバーがいる
- 労働法令の研修を定期的に受けている
外注開発の費用相場と開発期間
外注開発を検討する際、最も気になるのが費用と開発期間です。ここでは、中小企業向けの勤怠管理システム開発における現実的な相場を解説します。
外注開発の費用相場と内訳
基本的な費用構造
勤怠管理システムの開発費用は、主に以下の要素で構成されます。
- 要件定義・設計：全体の20〜30%
- 開発・実装：全体の40〜50%
- テスト・検証：全体の15〜20%
- 導入支援・研修：全体の10〜15%
従業員規模別の費用相場
| 従業員規模 | 基本機能のみ | 標準的な構成 | 高度な機能込み |
|---|---|---|---|
| 30〜50名 | 200万円〜 | 300万円〜 | 450万円〜 |
| 50〜100名 | 250万円〜 | 350万円〜 | 500万円〜 |
| 100〜200名 | 300万円〜 | 450万円〜 | 650万円〜 |
機能別の追加費用目安
- 給与システムとのAPI連携：30万円〜50万円
- AI活用シフト自動作成：50万円〜80万円
- 多言語対応：20万円〜40万円
- スマートフォンアプリ開発：80万円〜150万円
開発期間の目安とスケジュール
標準的な開発期間
- 最小構成（基本機能のみ）：1〜2ヶ月
- 標準構成（連携機能含む）：2〜3ヶ月
- 大規模構成（複数拠点対応）：3〜4ヶ月
フェーズ別のスケジュール例（標準構成の場合）
- 要件定義・設計（2〜3週間）
- 現状業務フローのヒアリング
- 機能要件の洗い出し
- 画面設計・データベース設計
- 開発・実装（4〜6週間）
- 基本機能の実装
- 連携機能の開発
- 管理画面の構築
- テスト・検証（2〜3週間）
- 単体テスト・結合テスト
- ユーザーテスト
- 修正対応
- 導入支援・研修（1〜2週間）
- データ移行
- 操作レクチャー
- 本番稼働サポート
予算を抑えるための開発手法
限られた予算で最大の効果を得るための3つのアプローチがあります。
アプローチ1：段階的開発（MVP方式）
最小限の機能で開始し、運用しながら段階的に機能を追加していく方法です。
- 第1フェーズ：打刻・集計・基本的な申請承認（初期費用150万円〜）
- 第2フェーズ：給与システム連携・詳細分析（追加50万円〜）
- 第3フェーズ：AI機能・高度な自動化（追加80万円〜）
アプローチ2：AI活用による開発期間短縮
Harmonic Societyでは、すべての開発プロセスにAIを活用することで、従来の開発費の1/3〜1/2程度でのシステム構築を実現しています。
- コード生成の自動化
- テストケースの自動作成
- ドキュメント作成の効率化
アプローチ3：オープンソース活用
既存のオープンソースフレームワークを活用し、カスタマイズすることで開発コストを削減します。ただし、セキュリティ対策やメンテナンス体制の確認が必要です。
Harmonic Societyの勤怠管理システム開発サービス
Harmonic Societyは、中小企業に特化した勤怠管理システムの開発を行っています。「テクノロジーが人を置き去りにしない」という理念のもと、企業ごとに”ちょうどいい”システムを提供します。
中小企業に特化した開発アプローチ
必要最小限の”ちょうどいい”システム
御社の業務に必要な機能だけを抽出し、最小構成でシステムを開発します。無駄な機能がなく、使いやすく、覚えやすいシステムを提供します。
AI×モダン開発で短期間・低コスト
すべての開発プロセスにAIを活用することで、従来の開発費の1/3〜1/2程度でのシステム構築が可能です。
- 開発費用削減：従来の1/5
- 開発期間短縮：従来の1/10
- 最小構成：1〜3週間で完成
導入後の運用サポートまで一気通貫
操作レクチャー、改善提案、小さな改修、保守管理まで運用フェーズもしっかりサポートします。
労務管理の専門知識を活かしたシステム設計
Harmonic Societyでは、労務の専門家と連携しながら、法令に完全準拠したシステム設計を行っています。
対応可能な業種・業態
- 製造業：交代制勤務、変形労働時間制
- 建設業：現場ごとの工数管理、直行直帰
- 小売・飲食業：複雑なシフト制、短時間勤務者の混在
- IT・Web業界：プロジェクト別工数、裁量労働制
- 医療・介護業：24時間体制の変則シフト
既存システムとのシームレスな連携実績
独自開発の給与計算システム、業界特化型の基幹システム、販売管理システム、プロジェクト管理ツールなど、既存システムとの完全連携を実現します。
連携方法
- API連携によるリアルタイム同期
- CSV連携による柔軟なデータ交換
- データベース直接連携
導入後のサポート体制
保守契約に含まれる内容
- 障害対応・バグ修正
- 問い合わせ対応
- セキュリティアップデート
- 法改正対応（小規模）
追加サポート
- 機能追加・改修
- 操作レクチャー
- 運用コンサルティング
まとめ：自社に最適な勤怠管理システムの選び方
中小企業の勤怠管理システム導入において、重要なのは「業務をシステムに合わせるか、システムを業務に合わせるか」という判断です。
既製品を選ぶべき企業
- 勤務形態がシンプル
- 早期導入を最優先
- 初期投資を抑えたい
外注開発を選ぶべき企業
- 複雑な勤務形態や独自ルールがある
- 既存システムとの連携が必須
- 従業員50名以上で長期利用を前提
外注開発は初期投資が大きいものの、5年以上の長期利用では既製品より低コストになり、完全に自社に最適化されたシステムを実現できます。
Harmonic Societyでは、AI活用により従来の1/3〜1/2のコストで、短期間での開発を実現しています。まずはお気軽にご相談ください。
お問い合わせはこちら
https://harmonic-society.co.jp/contact/
