起業時の経費管理術｜何が経費になる？レシート管理からクラウド化まで

「これは経費になるの？」「レシートをどう管理すればいいかわからない」——起業したての方が最も戸惑うのが経費管理です。経費を正しく計上すれば節税につながりますが、逆に不適切な経費計上は税務調査リスクを高めます。

本記事では、個人事業主・起業家が知っておくべき経費の基礎知識から、レシート・領収書の管理方法、クラウドツールを活用した効率的な経費管理術まで、実践的に解説します。

そもそも経費とは？基本的な考え方

経費（必要経費）とは、事業の売上を得るために直接必要な支出のことです。経費が増えれば課税所得が減り、結果として税金が安くなります。

経費にできる3つの条件

支出を経費として認めてもらうには、以下の3つの条件を満たす必要があります。

事業に関連していること：事業の遂行に必要な支出である
適正な金額であること：社会通念上、妥当な金額の範囲内である
証拠書類があること：領収書・レシート・請求書などで支出を証明できる

この3つの条件を満たせば、原則として経費に計上できます。逆に、いずれかの条件が欠けていると、税務調査で否認される可能性があります。

「迷ったら経費にする」は危険

ネット上では「迷ったら経費にしておけ」という情報を見かけますが、これは危険なアドバイスです。事業との関連性を説明できない支出を経費にすると、追徴課税や重加算税の対象になりかねません。

正しいアプローチは、「事業に関連する支出は漏れなく経費にする。関連性が不明確な支出は慎重に判断する」です。

経費にできるもの一覧｜勘定科目別に解説

起業初期によくある支出を勘定科目別に整理します。経費に計上できるものを把握し、計上漏れを防ぎましょう。

地代家賃

事務所・オフィスの賃料です。自宅兼事務所の場合は、事業使用割合に応じて家事按分で経費にできます。

按分基準例：事業用スペースの面積割合（15㎡ ÷ 60㎡＝ 25%）
コワーキングスペースの利用料も経費になります

通信費

インターネット回線料金、携帯電話料金、固定電話料金など。個人用と事業用を兼用している場合は家事按分します。

按分基準例：業務使用時間の割合、業務使用割合の見積もり
事業用のSIMカードを別途契約すれば全額経費にできます

水道光熱費

電気代・ガス代・水道代。自宅兼事務所の場合は面積や使用時間で按分します。

按分基準例：作業部屋の面積割合、使用時間の割合

旅費交通費

取引先への訪問、セミナー参加、市場調査のための移動費。

電車・バス代（ICカード利用可）
タクシー代
出張時の宿泊費・日当
高速道路料金

接待交際費

取引先との飲食代、お歳暮・お中元、慶弔費など。

必ず「誰と」「何の目的で」を記録すること
個人事業主には法人のような交際費の上限規定はない
一人での飲食は交際費にならない（会議費として計上できる場合あり）

消耗品費

10万円未満の事務用品、文房具、日用品など。

ペン・ノート・コピー用紙
プリンターのインク・トナー
10万円未満のPC周辺機器
名刺作成費

広告宣伝費

事業の宣伝・集客にかかる費用。

Web広告（Google広告、SNS広告）
チラシ・パンフレットの制作・印刷費
ホームページの制作・運営費
SEO対策費用

外注費

業務の一部を外部に委託した費用。

デザイン・ライティングの外注
システム開発の委託費
税理士・社会保険労務士への報酬

その他の経費

新聞図書費：業務関連の書籍、新聞、雑誌、有料メルマガ
研修費：セミナー、オンラインスクール、資格取得費用
支払手数料：銀行の振込手数料、クレジットカード手数料
保険料：事業用の損害保険、賠償責任保険
租税公課：事業税、固定資産税、自動車税、印紙税
減価償却費：10万円以上の資産を耐用年数に応じて経費化

経費にできないもの｜間違えやすいケース

経費にできないものを把握しておくことも重要です。間違えやすいケースを紹介します。

経費にできない支出の代表例

所得税・住民税：税金の計算上、経費にはならない
国民健康保険・国民年金：経費ではなく「社会保険料控除」として所得控除
生活費：食費、衣服代、趣味の支出など個人的な支出
罰金・交通違反の反則金：法律違反に伴う支出は経費不可
自己啓発目的の学習費：事業との関連性が薄い場合は認められない
家族との食事代：事業に関する打ち合わせでない限り経費にならない

グレーゾーンの判断基準

「スーツは経費になるか」「自宅の一室を使った作業は経費になるか」など、グレーゾーンの判断は「事業のためだけに使うものか」がポイントです。

スーツはプライベートでも着用できるため、一般的には経費として認められにくいです。一方、作業着やユニフォームなど、事業でしか使わない衣服は経費になります。

判断に迷う場合は、税理士に相談するか、保守的に判断するのが安全です。

家事按分の実務ポイント

自宅兼事務所で事業を行う個人事業主にとって、家事按分は節税の重要なテクニックです。

按分できる費用と按分基準

費用項目	按分基準の例	按分率の目安
家賃	事業用面積 ÷ 総面積	20〜50%
電気代	使用時間 or 面積割合	20〜40%
インターネット	業務使用割合	30〜60%
携帯電話代	業務通話・使用割合	30〜70%
自動車関連費	走行距離 or 使用日数	事業使用分

按分根拠の記録方法

税務調査で家事按分の割合を問われた場合に備え、以下の記録を残しておきましょう。

間取り図：作業スペースの面積がわかるもの（手書きでもOK）
作業時間の記録：日報やカレンダーで業務時間を記録
走行距離の記録：事業用と私用の走行距離を分けて記録

一度合理的な按分基準を決めたら、年間を通じて一貫した基準で按分することが重要です。月ごとに按分率を変えると、説明が困難になります。

レシート・領収書の管理方法

経費の証拠書類であるレシート・領収書の管理は、経理業務の基本中の基本です。

保存義務と保存期間

青色申告の場合、帳簿書類の保存期間は以下のとおりです。

帳簿：7年間
領収書・請求書：7年間（前々年の所得が300万円以下の場合は5年間）
見積書・納品書：5年間

紙のレシート管理のコツ

レシートは時間が経つと印字が薄くなります。以下の方法で確実に管理しましょう。

月ごとに封筒やクリアファイルで分類：「2026年4月」のように月単位で整理
レシートの裏に用途をメモ：「〇〇社との打ち合わせ」「△△案件の資料購入」など
感熱紙のレシートはコピーを取る：コンビニなどの感熱紙レシートは2〜3年で色あせるため、コピーを併せて保存
スマホで撮影してデジタル保存：電子帳簿保存法の要件を満たせば、電子データでの保存も有効

領収書がない場合の対処法

領収書をもらい忘れた場合や、自動販売機・ICカードなど領収書が発行されない支出については、出金伝票を作成します。出金伝票には以下を記載します。

日付
支払先
金額
支出の内容（目的）

ただし、出金伝票はあくまで補助的な証拠です。可能な限り領収書やレシートを入手する習慣をつけましょう。

クラウドツールで経費管理を効率化する

経費管理をアナログで行うと膨大な時間がかかります。クラウドツールを活用して効率化しましょう。

クラウド会計ソフトの経費管理機能

freee、マネーフォワード、弥生のクラウド会計ソフトには、経費管理を効率化する機能が備わっています。

銀行口座・クレジットカードの自動連携：経費の支払いが自動で記帳される
レシート撮影・OCR読み取り：スマホでレシートを撮影するだけで金額・日付・支払先を自動認識
自動仕訳ルール：毎月の家賃や通信費など、定期的な支出を自動で仕訳
経費レポートの自動生成：勘定科目別・月別の経費推移をグラフで確認

経費管理を効率化する具体的なステップ

以下のステップで経費管理をクラウド化しましょう。

ステップ1：事業用のクレジットカードを作る

経費の支払いをできるだけクレジットカードに集約します。カード明細が自動で取り込まれるため、現金払いよりも記帳が楽になります。ポイントも貯まるため一石二鳥です。

ステップ2：事業用の銀行口座を開設する

売上の入金や経費の引き落としを事業用口座に集約します。クラウド会計ソフトと連携すれば、入出金が自動で記帳されます。

ステップ3：クラウド会計ソフトに口座・カードを連携する

事業用の銀行口座とクレジットカードをクラウド会計ソフトに連携します。初期設定は10〜20分程度で完了します。

ステップ4：現金払いのレシートはスマホで撮影

現金で支払った経費は、その場でスマホアプリからレシートを撮影します。OCRで自動読み取りされ、仕訳候補が作成されます。

ステップ5：週1回の仕訳チェックを習慣化

週に1回、自動取込みされた仕訳を確認・承認します。1回あたり15〜30分程度の作業で、帳簿を最新の状態に保てます。

経費管理でよくある失敗と対策

最後に、経費管理でよくある失敗とその対策をまとめます。

失敗1：レシートを溜め込んで紛失する

「あとでまとめてやろう」と先延ばしにしているうちに、レシートを紛失したり、何の支出だったか忘れたりします。対策は「その日のうちにスマホで撮影する」習慣をつけること。レシートをもらったらすぐにアプリで撮影し、財布の整理も兼ねて週末にまとめて処理しましょう。

失敗2：経費の計上漏れ

特に少額の経費（交通費、文房具、書籍代など）は計上を忘れがちです。ICカードの交通費は月末にまとめて計上する、サブスクリプションは年間契約のタイミングで確認するなど、定期的なチェックルーティンを作りましょう。

失敗3：プライベート支出と混在する

事業用とプライベートのクレジットカードが同じだと、区分が曖昧になります。最もシンプルな対策は事業専用のカードと口座を用意することです。完全に分離すれば、クラウド会計ソフトに取り込まれるデータはすべて事業関連の支出になり、管理が格段に楽になります。

失敗4：証拠書類の保存を怠る

電子帳簿保存法の改正により、メールやWebで受領した領収書・請求書は電子データのまま保存することが義務付けられています。PDFで受領した請求書を印刷して紙だけ保存するのはNGです。電子データの保存要件（日付・金額・取引先での検索機能など）を満たすクラウドツールを利用しましょう。

まとめ｜正しい経費管理で節税と経営の安定を両立しよう

経費管理のポイントを振り返ります。

経費にできる条件は「事業に関連」「適正な金額」「証拠書類あり」の3つ
勘定科目別に計上できる経費を把握し、計上漏れを防ぐ
家事按分で自宅の家賃・光熱費・通信費を経費にできる
レシート・領収書は7年間保存が義務。紛失防止にデジタル化を推進
事業用の口座・カードを分け、クラウド会計ソフトと連携する
週1回の仕訳チェックを習慣化し、帳簿を常に最新の状態に保つ
電子帳簿保存法に対応した証拠書類の保存方法を整備する

経費管理は地味な作業に見えますが、節税と正確な経営判断の基盤です。クラウドツールの力を借りて管理の手間を最小限にし、浮いた時間と節税で得た資金を事業の成長に投資しましょう。