請求書・領収書の書き方テンプレート｜個人事業主・法人別に完全解説

起業して間もない頃、「請求書って何を書けばいいの？」「領収書のフォーマットに決まりはあるの？」と迷った経験はありませんか。請求書や領収書は取引先との信頼関係を築く基本的なビジネス書類であり、記載ミスや不備があると支払いの遅延やトラブルの原因になりかねません。

さらに2023年10月にスタートしたインボイス制度（適格請求書等保存方式）によって、請求書に記載すべき項目が増え、対応に追われている事業者も多いでしょう。個人事業主と法人では記載内容に細かな違いがあるため、それぞれのルールを正確に理解しておく必要があります。

本記事では、請求書と領収書の書き方を個人事業主・法人別に徹底解説します。必須記載項目からインボイス制度への対応方法、すぐに活用できるテンプレート情報まで網羅していますので、日々の請求業務にぜひお役立てください。

請求書の基本と役割を理解する

請求書は、提供した商品やサービスの対価を取引先に請求するための書類です。日本の商慣行では、取引先に正式な請求書を発行し、指定の期日までに代金を支払ってもらうのが一般的な流れとなっています。

請求書が必要な理由

請求書は、単にお金を請求するだけの書類ではありません。取引内容の証拠書類としての役割を果たし、税務調査の際にも重要な根拠資料となります。具体的には以下のような機能があります。

• 取引の内容・金額・日付を明確に記録する
• 支払い条件（期日・振込先）を相手に通知する
• 売上の計上根拠として経理処理に利用する
• 消費税の仕入税額控除の根拠書類になる（インボイス制度対応時）
• 万が一のトラブル時に取引事実を証明する

特にフリーランスや個人事業主の場合、口頭やメールだけで取引を進めてしまうケースがありますが、必ず正式な請求書を発行する習慣をつけることがビジネスの信頼性を高める第一歩です。

請求書と納品書・見積書の違い

ビジネスでは請求書以外にもさまざまな書類が発行されます。混同しやすい書類との違いを整理しておきましょう。

見積書は、取引の前段階で発行する書類です。提供する商品やサービスの内容と金額を提示し、取引先に検討してもらうために使用します。見積書の段階では、まだ正式な契約には至っていません。

納品書は、商品やサービスを納品した事実を証明する書類です。「何を」「いつ」「いくつ」納品したかを記載し、取引先に受領してもらいます。

請求書は、納品後に代金の支払いを求める書類です。見積書や納品書の内容と整合性が取れていることが前提となります。

これら3つの書類を一連の流れとして管理することで、取引の透明性が確保でき、経理処理もスムーズになります。

請求書に記載すべき必須項目一覧

請求書に法律上の統一フォーマットはありませんが、一般的に記載すべき項目は明確に定まっています。以下の項目を漏れなく記載することで、取引先からの信頼を得られる請求書を作成できます。

基本的な記載項目

請求書に記載すべき基本項目は以下の通りです。

1. 請求書番号
管理しやすいように通し番号を付けます。「INV-2026-001」のように年度と連番を組み合わせた形式が便利です。

2. 発行日
請求書を発行した日付を記載します。取引先の締め日に合わせて発行するケースが多いため、事前に確認しておきましょう。

3. 宛名（請求先）
取引先の正式名称を記載します。株式会社は「（株）」と略さず、正式名称で記載するのがマナーです。担当者名も入れると丁寧です。

4. 発行者の情報
自社（自分）の名称・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。法人の場合は会社名と代表者名、個人事業主の場合は屋号と氏名を記載します。

5. 取引内容（品目・数量・単価・金額）
提供した商品やサービスの内容を具体的に記載します。品目ごとに数量と単価を明記し、小計を算出します。

6. 合計金額
税抜金額、消費税額、税込合計金額をそれぞれ明記します。合計金額は請求書の上部にも大きく表示すると見やすくなります。

7. 支払期限
代金の支払い期日を明確に記載します。「○年○月○日まで」と具体的な日付を入れましょう。

8. 振込先情報
銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義を正確に記載します。振込手数料の負担先も記載しておくとトラブルを防げます。

インボイス制度対応の追加項目

適格請求書発行事業者として登録している場合は、上記の基本項目に加えて以下の記載が必須です。

登録番号
「T」から始まる13桁の登録番号を記載します。法人の場合は「T＋法人番号」、個人事業主の場合は申請時に付与される固有の番号です。

適用税率ごとの区分
取引内容ごとに、標準税率（10%）と軽減税率（8%）のいずれが適用されるかを明記します。

税率ごとの消費税額と合計額
税率ごとに消費税額を計算し、それぞれの合計額を記載します。端数処理は1つの請求書につき税率ごとに1回だけ行います。

インボイス対応が不十分な請求書を発行すると、取引先が仕入税額控除を受けられなくなる可能性があるため、記載項目の漏れがないか必ずダブルチェックしましょう。

個人事業主の請求書の書き方とポイント

個人事業主が請求書を作成する際には、法人とは異なる注意点がいくつかあります。ここでは、個人事業主に特有のポイントを解説します。

屋号と氏名の記載方法

個人事業主の場合、発行者欄には「屋号＋氏名」を記載するのが一般的です。屋号がない場合は氏名のみでも問題ありませんが、ビジネスの信頼性を高めるためにも屋号を持つことをおすすめします。

また、個人事業主は会社の代表印がないため、個人の認印またはビジネス用の印鑑を押印します。電子請求書の場合は、電子印鑑を使用するか、押印を省略するケースも増えています。

源泉徴収の取り扱い

個人事業主がデザイン、ライティング、コンサルティングなどの業務を行う場合、報酬から源泉徴収税が差し引かれることがあります。この場合、請求書には以下のように記載します。

• 請求金額（税込）
• 源泉徴収税額（報酬額×10.21%、100万円超の部分は20.42%）
• 差引請求額（税込金額−源泉徴収税額）

源泉徴収の対象となる業務かどうかは、所得税法で定められています。不明な場合は税理士に確認するか、国税庁のWebサイトで確認しましょう。なお、源泉徴収の記載は義務ではありませんが、記載しておくことで取引先の経理処理がスムーズになります。

免税事業者の場合の注意点

売上が1,000万円以下の免税事業者は、インボイス登録をしない限り適格請求書を発行できません。その場合でも請求書自体は発行できますが、登録番号の記載はできない点に注意してください。

取引先が課税事業者の場合、インボイスが発行できないことで取引条件に影響が出る可能性があります。今後の取引方針について、取引先と事前に話し合っておくことが重要です。経過措置として2029年9月30日までは、免税事業者からの仕入れでも一定割合の仕入税額控除が認められています。

法人の請求書の書き方とポイント

法人が発行する請求書は、個人事業主の場合と比べてより公式性が求められます。取引先が大手企業の場合は、指定フォーマットが求められるケースもあります。

法人名と代表者印の記載

法人の場合、発行者欄には正式な法人名・住所・電話番号・代表者名を記載します。押印は会社の角印を使用するのが一般的です。代表者印（丸印）は契約書などの重要書類に使用するため、請求書では角印を用いることが多いです。

法人番号もインボイスの登録番号として使用するため、正確に記載しましょう。

部署名・担当者名の明記

法人間の取引では、宛名に法人名だけでなく部署名と担当者名まで記載するのが丁寧です。「○○株式会社 経理部 ○○様」のように、請求書が確実に担当者に届くよう配慮しましょう。

また、自社側の連絡先として担当者の直通電話やメールアドレスを記載しておくと、問い合わせがあった際にスムーズに対応できます。

法人特有の記載事項

法人の請求書では、以下の点にも注意が必要です。

• 取引条件の明記：支払い条件（月末締め翌月末払いなど）を記載する
• 発注書番号の記載：取引先から発注書が発行されている場合は、その番号を請求書にも記載する
• 複数案件の請求：同一取引先への複数案件を1つの請求書にまとめる場合は、案件ごとに区分して記載する
• 振込手数料の負担先：「振込手数料はお客様ご負担でお願いいたします」など、手数料の負担先を明記する

領収書の書き方と法的要件

領収書は、代金を受け取った事実を証明する書類です。民法上、代金を支払った者には領収書の発行を請求する権利があるため、求められた場合は必ず発行しなければなりません。

領収書の必須記載項目

領収書に記載すべき項目は以下の通りです。

1. 宛名
代金を支払った相手の名称を記載します。「上様」と書く慣行もありますが、正式な名称を記載することが原則です。インボイス対応の領収書では、宛名の省略は認められていません（不特定多数を相手とする小売業等を除く）。

2. 発行日
代金を受領した日付を記載します。請求書の発行日とは異なり、実際に入金を確認した日を記載するのが正確です。

3. 金額
受領した金額を記載します。改ざん防止のため、金額の前に「￥」または「金」、末尾に「−」または「也」を付けるのが一般的です。例えば「￥110,000−」のように記載します。

4. 但し書き
何の代金として受領したかを記載します。「お品代として」ではなく、「Webサイト制作費として」「コンサルティング料として」のように具体的に記載しましょう。

5. 発行者の情報
名称・住所・電話番号を記載し、押印します。

収入印紙の取り扱い

紙の領収書で受領金額が5万円以上の場合は、収入印紙を貼付する必要があります。印紙税額は受領金額に応じて異なります。

• 5万円以上100万円以下：200円
• 100万円超200万円以下：400円
• 200万円超300万円以下：600円
• 300万円超500万円以下：1,000円
• 500万円超1,000万円以下：2,000円

なお、電子発行の領収書には収入印紙が不要です。PDFでメール送付したり、クラウドサービスで発行したりする場合は、印紙税の節約につながります。起業間もない段階でコストを抑えたい場合は、電子領収書の活用を積極的に検討しましょう。

クレジットカード決済時の領収書

クレジットカードで決済された場合の領収書は、通常の領収書と扱いが異なります。クレジットカード決済は「信用取引」であり、直接の金銭授受がないため、厳密には領収書の発行義務はありません。

ただし、顧客から求められた場合は「クレジットカード利用」と明記した上で領収書を発行することがあります。この場合、収入印紙の貼付は不要です。

請求書・領収書のテンプレート活用と作成ツール

毎回ゼロから請求書や領収書を作成するのは非効率です。テンプレートやクラウドツールを活用することで、作成時間を大幅に短縮できます。

無料テンプレートを活用する方法

インターネット上には多くの無料テンプレートが公開されています。ExcelやWord形式のテンプレートをダウンロードして、自社の情報を入力するだけで使えるため、初期費用をかけずに始められます。

テンプレートを選ぶ際のポイントは以下の通りです。

• インボイス制度に対応しているか：登録番号や税率区分の記載欄があるか確認する
• 自社の業種に合っているか：サービス業向け、物販向けなど、業種に適したレイアウトを選ぶ
• カスタマイズしやすいか：項目の追加や削除が柔軟にできるものが便利
• 印刷・PDF出力に対応しているか：取引先への送付方法に合わせて選ぶ

クラウド請求書作成サービスの活用

取引先が増えてくると、Excelでの管理には限界が出てきます。クラウド型の請求書作成サービスを活用することで、作成・送付・管理を一元化できます。

代表的なクラウドサービスには以下のようなものがあります。

freee請求書
会計ソフトfreeeと連携しており、請求書の作成から売上計上まで自動化できます。個人事業主から中小企業まで幅広く利用されています。

マネーフォワード クラウド請求書
請求書の作成・送付・入金管理をクラウド上で完結できます。マネーフォワード会計との連携で経理業務を効率化できます。

Misoca
弥生会計と連携できるクラウド請求書サービスです。シンプルな操作性が特徴で、テンプレートも豊富に用意されています。

これらのサービスはインボイス制度にも対応しており、登録番号の自動記載や税率区分の自動判定など、制度対応の手間を軽減できる機能が搭載されています。

請求書の電子化と電子帳簿保存法への対応

2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存する必要があります。

電子保存の要件として、以下の条件を満たす必要があります。

• タイムスタンプの付与、または修正・削除の履歴が確認できるシステムでの保存
• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態での保存
• ディスプレイやプリンターで速やかに出力できる状態での保存

クラウド会計サービスを利用していれば、これらの要件を自動的に満たせるケースが多いため、電子帳簿保存法への対応としても有効です。

請求書・領収書で起きやすいトラブルと対策

ビジネスの現場では、請求書や領収書に関するトラブルが少なくありません。よくある問題とその対策を知っておくことで、未然にリスクを回避できます。

支払い遅延・未払いへの対応

請求書を送付したにもかかわらず、支払い期日を過ぎても入金がないケースは珍しくありません。対策として以下の手順を踏みましょう。

まずは確認の連絡
支払い期日を数日過ぎた時点で、メールまたは電話で丁寧に確認します。単純な見落としや処理の遅れの場合が多いため、まずは事実確認が重要です。

督促状の送付
確認の連絡で解決しない場合は、書面で督促状を送付します。支払い期日、未払い金額、新たな支払い期限を明記した正式な文書を送りましょう。

契約書の見直し
繰り返し支払い遅延が発生する場合は、契約書に遅延損害金の条項を追加するなど、契約内容の見直しも検討しましょう。

記載ミスの修正方法

すでに発行した請求書に誤りが見つかった場合は、修正請求書を発行します。元の請求書を取り消す旨を明記した上で、正しい内容の請求書を改めて送付します。

修正が必要な場合の注意点は以下の通りです。

• 元の請求書番号を引用し、修正版であることを明記する
• 修正箇所がわかるように記載する
• 取引先に修正の理由を説明するメールや文書を添える
• 社内の管理台帳も併せて修正する

保存期間と管理方法

請求書・領収書の保存期間は、法人の場合は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）、個人事業主の場合は5年間（青色申告の場合は7年間）です。

適切な管理方法として、以下のルールを設けておくことをおすすめします。

• 月ごと・取引先ごとにフォルダを分けて保管する
• 通し番号で管理台帳を作成し、すぐに検索できるようにする
• 電子データと紙の書類で保管ルールを統一する
• 保存期間が経過した書類の廃棄ルールも定めておく

まとめ：正しい請求書・領収書の作成でビジネスの信頼を築こう

請求書と領収書は、ビジネスにおける基本的なコミュニケーションツールです。正確に作成し、適切に管理することで、取引先との信頼関係を強化し、スムーズな資金回収を実現できます。

本記事のポイントを改めて整理します。

• 請求書には発行者情報、取引内容、金額、支払い条件など必須項目を漏れなく記載する
• インボイス制度に対応するため、登録番号・税率区分・税率ごとの消費税額を明記する
• 個人事業主は源泉徴収の取り扱いに注意し、屋号と氏名を正しく記載する
• 法人は社印の使用や部署名・担当者名の記載など、公式性を意識する
• 領収書は金額の改ざん防止措置と収入印紙の取り扱いに注意する
• クラウドサービスを活用して作成・管理を効率化し、電子帳簿保存法にも対応する

起業したばかりの方は、まずテンプレートを活用して基本的な請求書・領収書を作成し、取引件数が増えてきたらクラウドサービスの導入を検討するのがおすすめです。正しい書類作成の習慣が、ビジネスの基盤を支える力になるでしょう。