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経費精算システムの外注が注目される背景
経費精算業務のデジタル化は、もはや選択肢ではなく必須の取り組みです。2022年の改正電子帳簿保存法施行により電子取引データの電子保存が義務化され、2024年1月からは猶予期間も終了しました。インボイス制度の導入も加わり、適切なシステム対応が求められています。
しかし、既製品のパッケージシステムでは自社の承認フローや経費規定に対応できない、既存システムとの連携がうまくいかないといった課題に直面する企業が増えています。かといって内製開発には専門人材の確保や開発期間の長期化という懸念があります。
本記事では、経費精算システムの外注開発について、内製との比較から費用相場、開発業者の選び方まで徹底解説します。
既製品パッケージの限界と外注開発のメリット
市場には多数の経費精算システムが存在しますが、パッケージシステムでは対応できない課題が数多くあります。
独自の承認フローへの対応が困難なケースが多く見られます。金額によって承認ルートが変わる、部署や役職によって承認者が複雑に変わる、プロジェクト単位での承認が必要といった企業独自のルールは、標準機能では実現できないことがあります。
業界特有の経費規定も課題です。建設業における現場ごとの経費管理、医療機関での学会参加費の扱い、製造業での原価計算との連携など、業界や企業によって経費の扱いは大きく異なります。
既存システムとの連携要件も重要です。すでに使用している会計システム、勤怠管理システム、販売管理システムなどとデータ連携する必要がある場合、パッケージシステムでは連携できないか、高額なカスタマイズ費用が発生します。
また、月額課金型のライセンス費用は、従業員数が増えるたびに増加し、長期的には大きなコスト負担となります。
外注開発という選択肢には、以下のメリットがあります。
専門知識と経験の活用により、要件定義から設計、開発、テストまでプロフェッショナルが担当するため、高品質なシステムが期待できます。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も、法令に精通した開発業者であれば確実に実装できます。
開発期間の短縮も大きな利点です。専門の開発チームが集中して取り組むため、最小構成であれば1〜3週間、複数機能を統合したシステムでも1〜2ヶ月程度で開発できるケースもあります。
人材確保の負担軽減も見逃せません。内製の場合、開発者の採用や育成に時間とコストがかかりますが、外注であればその必要がありません。
AI活用による開発効率化を実現する開発業者であれば、従来の開発費の1/3〜1/2程度でのシステム構築が可能になっています。
外注vs内製：徹底比較と判断基準
経費精算システムを構築する際、外注と内製のどちらを選ぶべきか。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った選択をすることが成功の鍵となります。
メリット・デメリットの比較
外注開発のメリット
- 即座に専門知識を活用：システム開発の経験豊富なエンジニアが要件定義から携わり、業務フローの整理や最適な設計を提案
- 開発スピードが速い：専任の開発チームが集中して取り組むため、内製に比べて2〜3倍の速さでリリース可能
- 品質が安定：プロの開発者による設計とテストにより、バグが少なく、セキュリティ面でも安心
- 運用・保守のサポート：システム稼働後のトラブル対応や機能追加、法改正への対応など継続的なサポート
外注開発のデメリット
- 初期費用が発生：開発規模により数十万円から数百万円の初期投資が必要
- 要件定義の重要性：自社の要望を正確に伝えられないと、期待と異なるシステムができるリスク
- 開発業者への依存：システムの内部構造を理解している人が社内にいないため、細かな修正でも業者に依頼が必要
内製開発のメリット
- 自社業務への深い理解：日々の業務に携わる社員が開発に関わることで、現場のニーズを正確に反映
- 柔軟な仕様変更：開発中や運用開始後も、社内で判断して即座に修正・改善が可能
- ノウハウの蓄積：開発を通じて社内にシステム開発の知識が蓄積
内製開発のデメリット
- 開発人材の確保が困難：システム開発のスキルを持つエンジニアの採用は難しく、高額な人件費が発生
- 開発期間が長期化：本業と並行して開発を進めるため、外注に比べて2〜3倍の期間が必要
- 品質のばらつき：開発者のスキルレベルによって、システムの品質が大きく左右される
- 属人化のリスク：開発担当者が退職した場合、システムの保守・改修が困難に
コスト面での徹底比較
外注開発のコスト構造
初期費用：
- 小規模システム：100万円〜150万円
- 中規模システム：200万円〜400万円
- 大規模システム：500万円〜1,000万円以上
年間運用費用：60万円〜180万円程度（保守・サポート、サーバー、機能追加）
内製開発のコスト構造
初期費用：
- エンジニア人件費：月額50万円〜80万円 × 開発期間（3〜6ヶ月）= 150万円〜480万円
- 開発環境・ツール費用：10万円〜30万円
- 外部コンサルタント費用（必要に応じて）：50万円〜200万円
年間運用費用：250万円〜500万円程度（保守担当者の人件費、インフラ費用）
5年間の総コスト比較
| 項目 | 外注開発 | 内製開発 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 100万円〜500万円 | 200万円〜700万円 |
| 年間運用費用 | 60万円〜180万円 | 250万円〜500万円 |
| 5年間総額 | 400万円〜1,400万円 | 1,450万円〜3,200万円 |
短期的にも長期的にも外注開発の方がコストを抑えられるケースが多いことがわかります。
判断のチェックリスト
以下の質問に答えて、自社に適した選択肢を見つけましょう。
- 社内にシステム開発のスキルを持つ人材はいますか？ → いいえなら外注
- 3ヶ月以内にシステムを稼働させたいですか？ → はいなら外注
- 開発に500万円以上の予算を確保できますか？ → いいえなら外注
- 法令対応を確実に実装する自信がありますか？ → いいえなら外注
- 開発後も継続的に改修できる体制がありますか？ → いいえなら外注
5つの質問のうち3つ以上で「外注」が選ばれた場合は、外注開発をおすすめします。
外注開発が向いている企業
- システム開発の専門人材がいない、または採用が難しい
- できるだけ早くシステムを導入したい（3ヶ月以内など）
- 電子帳簿保存法などの法令対応を確実に実装したい
- 開発後の保守・運用もサポートしてほしい
- 従業員数が50名〜300名程度の中小企業
内製開発が向いている企業
- 社内に優秀なシステム開発チームがすでに存在する
- 開発期間に余裕がある（6ヶ月〜1年程度）
- 頻繁な仕様変更や機能追加が予想される
- 大企業で独自の複雑な要件がある
外注開発の費用相場と開発期間
外注開発を検討する際、最も気になるのが費用と期間です。システム規模別の具体的な相場と、開発にかかる期間の目安を解説します。
システム規模別の費用相場
小規模システム（従業員数50名以下）
- 開発費用：80万円〜150万円
- 主な機能：経費申請フォーム、1〜2段階の承認フロー、基本的な経費科目管理、申請履歴の閲覧、CSVエクスポート機能
- 開発期間：1〜2ヶ月
- 保守費用：月額2万円〜5万円
スタートアップや小規模事業者に適したサイズです。必要最小限の機能に絞ることで、コストを抑えつつスピーディな導入が可能です。
中規模システム（従業員数50名〜300名）
- 開発費用：200万円〜400万円
- 主な機能：複数階層の承認フロー、部署・プロジェクト別の予算管理、領収書画像のアップロード、交通費の自動計算、会計システムとの連携、電子帳簿保存法対応、スマートフォンアプリ、各種レポート・分析機能
- 開発期間：2〜4ヶ月
- 保守費用：月額5万円〜10万円
成長中の企業や、複数拠点を持つ企業に適しています。業務の効率化と内部統制の両立が可能です。
大規模システム（従業員数300名以上）
- 開発費用：500万円〜1,000万円以上
- 主な機能：複雑な承認ルート設定、多通貨対応、海外拠点対応（多言語）、AI-OCRによる領収書自動読み取り、不正検知機能、複数の会計システムとの連携、ERPとの統合、高度な予算管理・分析機能、API提供、監査ログ機能
- 開発期間：4〜8ヶ月
- 保守費用：月額10万円〜30万円
大企業や、グローバル展開している企業向けです。ガバナンス強化と業務効率化を高いレベルで実現できます。
費用変動要因と抑えるポイント
費用が増加する主な要因
- 外部システムとの連携：会計システム連携（+30万円〜80万円）、勤怠管理システム連携（+20万円〜50万円）
- AI・OCR機能の実装：領収書のOCR読み取り（+50万円〜100万円）、AI自動仕訳機能（+40万円〜80万円）
- モバイルアプリ開発：iOS/Androidアプリ（+80万円〜150万円）
- 電子帳簿保存法への完全対応：タイムスタンプ機能（+30万円〜50万円）
費用を抑えるポイント
- 段階的な開発：最初は基本機能だけでスタートし、運用しながら必要な機能を追加
- クラウドインフラの活用：AWSやGCPなどのクラウドサービスを利用し、初期費用とメンテナンスコストを削減
- AI活用による開発効率化を実現している業者を選ぶ
- オープンソースの活用：既存のフレームワークやライブラリを活用し、開発期間とコストを削減
開発スケジュールの目安
標準的な開発スケジュール（中規模システムの場合）
- 要件定義フェーズ（2〜3週間）：現状の業務フローのヒアリング、課題の整理と要件の明確化、システム化する範囲の決定
- 基本設計フェーズ（2〜3週間）：画面設計、データベース設計、システム構成の決定
- 開発フェーズ（4〜6週間）：フロントエンド・バックエンド開発、データベース構築、外部システム連携の実装
- テストフェーズ（2〜3週間）：結合テスト、システムテスト、ユーザー受入テスト、不具合の修正
- 導入準備フェーズ（1〜2週間）：本番環境の構築、データ移行、操作マニュアルの作成、ユーザートレーニング
- 本稼働・運用開始：システムの本番稼働、初期サポート
失敗しない開発業者の選び方
経費精算システムの外注を成功させるには、適切な開発業者の選定が不可欠です。7つのポイントから判断しましょう。
開発実績と提案力の確認
経費精算システムの開発実績を確認する
業者のWebサイトや提案資料で、経費精算システムの開発実績を必ず確認しましょう。特に自社と同じ業種や規模の企業での実績があれば、業界特有の課題を理解している可能性が高いです。
自社の業種・規模に適した提案力があるか
単に要望を聞くだけでなく、業務フローの改善提案や最適な機能構成の提案ができる業者を選びましょう。徹底的なヒアリングを行い、「ちょうどいい」システムを提案できるかが重要です。
サポート体制と技術力
開発後のサポート体制と保守対応
システムは導入して終わりではありません。以下のサポートが受けられるか確認しましょう。
- 操作レクチャーや導入支援
- トラブル発生時の対応体制（連絡方法、対応時間）
- 定期的な改善提案
- 法改正への対応
- 小さな改修への柔軟な対応
セキュリティ対策とコンプライアンス対応
経費精算システムは個人情報や機密情報を扱うため、高いセキュリティレベルが求められます。
- データの暗号化
- アクセス権限の細かな設定
- ログイン履歴の記録
- 定期的なセキュリティ監査
- 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応実績
既存システムとの連携実績
自社で使用している会計システム、勤怠管理システムなどとの連携が必要な場合、同様のシステムとの連携実績があるかを確認しましょう。API連携の技術力も重要なポイントです。
コミュニケーションと透明性
コミュニケーション体制と開発手法
開発期間中の連絡方法、報告頻度、担当者の体制を確認しましょう。定期的な進捗報告やデモがあれば、認識のズレを早期に発見できます。
見積もりの透明性と追加費用の明確さ
見積書の内訳が明確で、どの作業にどれだけの費用がかかるかが分かる業者を選びましょう。また、追加費用が発生するケースを事前に明確にしておくことが重要です。
- 仕様変更時の追加費用
- 機能追加時の費用算定方法
- 保守費用に含まれる範囲
- 緊急対応時の費用
押さえるべき機能要件
経費精算システムを外注する際、どのような機能が必要かを明確にすることが成功の鍵です。
必須機能
基本的な経費精算フロー
- 申請機能：経費種別の選択、日付・金額・支払先の入力、領収書画像のアップロード、用途・目的の記入欄、下書き保存機能
- 承認機能：承認待ちリストの表示、申請内容の詳細確認、承認・差し戻し・却下の選択、コメント機能、承認履歴の記録
- 精算機能：精算対象の一覧表示、振込データの出力、支払済みステータスの管理
- 検索・レポート機能：期間・部署・従業員での絞り込み、経費種別ごとの集計、CSVエクスポート
業務効率を高める付加機能
- OCR機能：領収書を撮影するだけで自動的にデータを読み取り、日付・金額・支払先を自動入力
- 交通費自動計算機能：出発地と目的地を入力するだけで運賃を自動計算、ICカード履歴の取り込み
- スマホアプリ対応：外出先でも経費申請ができ、領収書をその場で撮影・申請
- 自動仕訳機能：経費を会計システムの勘定科目に自動変換
- 予算管理機能：部署ごとの予算と実績を比較、予算超過時のアラート
- 代理申請・承認機能：不在時の業務停滞を防ぐ
法令対応機能
電子帳簿保存法への対応
- タイムスタンプの付与
- 訂正削除履歴の記録
- 検索機能の実装（日付・金額・取引先）
- 解像度・カラー画像での保存
インボイス制度への対応
- 適格請求書番号の記録欄
- 登録番号の自動チェック機能
- 課税事業者・免税事業者の判別
- 仕入税額控除の自動計算
外部システム連携
会計システムとの連携：仕訳データの自動転送、勘定科目のマッピング、消費税区分の自動連携
人事システムとの連携：従業員マスタの自動同期、組織変更の自動反映、承認ルートの自動更新
勤怠管理システムとの連携：出勤日の自動取得、勤務地情報の連携、交通費の自動計算
API連携の重要性を理解し、REST APIやWebhookに対応しているか確認しましょう。
外注開発の成功事例
実際に経費精算システムを外注した企業の事例から、成功のポイントを学びましょう。
製造業A社：複雑な承認フローを実現
課題：部署ごとに異なる承認ルートが存在し、紙の申請書が社内を回る状態。承認に1〜2週間かかることが常態化。
解決策：条件分岐型の承認フロー（金額・経費種別による自動振り分け）、代理承認機能、モバイル対応を実装。
効果：
- 承認期間を平均10日から2日に短縮（80%削減）
- 経理部門の月末残業時間を60%削減
- 紙の保管スペースをゼロに
IT企業B社：既存システムとの完全連携
課題：経費データを会計システムに手入力で転記、転記ミスが頻発し月次決算が遅れる。
解決策：freee会計とのAPI連携、勤怠管理システム（KING OF TIME）との連携、プロジェクト管理システム（Backlog）との連携を実現。
効果：
- 経理担当者の月末作業時間を3日から3時間に短縮（95%削減）
- 転記ミスがゼロに
- 月次決算の早期化（5営業日短縮）
サービス業C社：モバイル対応で申請時間を80%削減
課題：直行直帰が多く、事務所に戻らないと申請できない。領収書を紛失するケースが頻発。
解決策：スマホアプリの充実、OCR機能の実装、位置情報連携、プッシュ通知を実装。
効果：
- 1件あたりの申請時間を10分から2分に短縮（80%削減）
- 領収書紛失がゼロに
- 申請漏れが90%減少
成功企業に共通するポイント
- 要件定義の徹底：現状の業務フローを可視化し、課題を具体的に洗い出し
- 現場の声を反映：実際にシステムを使う従業員の意見を積極的に取り入れ
- 段階的な導入：1部署での試験運用から始め、問題点を洗い出してから全社展開
- 業者との密なコミュニケーション：週次での進捗確認、中間デモでの動作確認
- 導入後のサポート体制：操作研修の実施、問い合わせ窓口の設置
Harmonic Societyが選ばれる理由
経費精算システムの外注を検討されているなら、Harmonic Societyにお任せください。
豊富な開発実績と提案力
業種別の開発実績：製造業、IT企業、サービス業、建設業、小売業など、さまざまな業種・規模の企業に対して経費精算システムを提供することが可能です。
規模別の対応実績：小規模企業（〜50名）から大規模企業（300名〜）まで、企業規模に応じた「ちょうどいい」システムを構築できます。
徹底的なヒアリング：開発前に、現場での業務観察、各部署へのインタビュー、課題の可視化と優先順位付けを行い、本質的な課題を見抜きます。
「ちょうどいい」システムの提案：必須機能と付加機能の明確な区別、段階的な機能追加の提案、コストと効果のバランス重視で、「大きすぎず、小さすぎない」最適なシステムを構築します。
AI活用による高速・低コスト開発
Harmonic Societyの最大の強みは、AI活用による開発効率化です。
- 従来の1/3〜1/2のコストで開発可能
- 開発期間を大幅に短縮（最小構成なら1〜3週間）
- 高品質なコードを自動生成
- 最新技術を積極的に活用
AI活用により、中小企業でも手の届く価格でシステム構築が可能になりました。
開発から運用まで一貫したサポート
Harmonic Societyは、開発して終わりではありません。運用フェーズまで一貫してサポートします。
- 開発フェーズ：要件定義から丁寧にサポート、定期的な進捗報告とデモ
- 導入フェーズ：データ移行の支援、操作マニュアルの作成、従業員向け研修の実施
- 運用フェーズ：問い合わせ対応、不具合の迅速な修正、定期的な改善提案、機能追加にも柔軟に対応
小さな改修にも対応し、使いながら改善していくスタイルで、より使いやすいシステムに育てていきます。
まずは無料相談から
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- 御社に最適なシステムの構成
- 概算の開発費用と期間
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Harmonic Society株式会社の公式サイトからお問い合わせいただけます。
Webサイト：https://harmonic-society.co.jp/contact/
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