「毎月の保守費用5万円は妥当？」中小企業のIT保守契約の見直し方

「毎月5万円の保守費を払っているが、正直何をしてもらっているのか分からない——」千葉県内の社長から、IT保守契約に関する相談をよく受けます。ホームページや業務システムを導入した後、毎月自動で引き落とされる保守料金。契約当初は必要だと感じていても、数年経つと「本当にこの金額が必要なのか」と疑問が湧いてくるものです。本記事では、保守契約の中身を正しく読み解き、無駄を省くための具体的な手順をお伝えします。

IT保守費用はなぜ「ブラックボックス」になりやすいのか

契約書に「具体的に何をするか」が書かれていない

多くの中小企業の保守契約書を見ると、業務内容欄には「システムの監視、障害対応、バージョンアップ、軽微な修正対応」といった抽象的な文言が並んでいます。この書き方は業者にとって都合がよく、「やるべきことをやっている」と主張しやすい反面、発注者は「実際に何をしてもらえているか」を確認する手段を失います。

結果として、月5万円払っていても、1年間で業者から連絡が来たのは「バージョンアップのお知らせ」1通だけ、というケースが珍しくありません。年間60万円を払って、受け取る価値がそれだけという状態になりかねないのです。

「障害がないのが良い保守」という建前の問題

IT保守の性質上、何もトラブルが起きていない時期は、業者は基本的に待機しているだけです。そのため、「払っている感」と「働いてもらっている感」が一致しにくいという構造があります。一方で、いざトラブルが起きたときに対応してもらえるからこそ、毎月定額を払う意味があるのも事実です。

見直しで重要なのは、保守を「ゼロにする」か「継続する」かの二択ではなく、「自社にとって必要な保守レベルを定義する」ことです。

保守契約の内訳を読み解く3つの視点

1. 対応時間と対応速度

同じ月5万円でも、「平日9時〜17時の対応」と「24時間365日対応」では、業者側の負担が10倍違います。自社のシステムが夜間・休日に止まると業務に支障が出るのか、それとも翌営業日に対応してもらえれば十分なのかを、まず確認してください。

たとえば社内向けの勤怠システムであれば、平日日中のみの対応で問題ないケースがほとんどです。一方、ECサイトなど24時間稼働している業務は、夜間対応を外すと機会損失が大きくなります。

2. バージョンアップ・セキュリティパッチの範囲

保守契約に「バージョンアップ対応を含む」と書かれていても、どこまでが無料対応でどこからが追加料金かが曖昧なことがあります。一般的には次の切り分けが標準的です。

• 無償範囲——軽微なセキュリティパッチ適用、マイナーバージョンアップ
• 有償対応になりやすい——メジャーバージョンアップ、プラットフォーム移行（PHP7→PHP8など）、機能追加

契約書の該当条項を読み直し、直近2年間で実施されたバージョンアップが「無償範囲内」だったのかを確認してみてください。

3. 障害対応の頻度と内容

過去1年間で実際にあった障害対応を業者に一覧で出してもらうことは、見直しの出発点として有効です。「報告書をいただけますか」と依頼して、対応件数・内容・所要時間が見える形で返ってこない場合は、保守体制そのものに疑問があります。

見直しの具体的な進め方

ステップ1：現行契約の棚卸し

まず、現在契約しているIT保守サービスをすべて洗い出します。ホームページ、基幹システム、メールサーバー、セキュリティソフト、ドメイン・SSL更新代行——複数の業者と別々に契約しているケースが多く、この時点で「そんなに払っていたのか」と気づく社長が少なくありません。

千葉市内のある従業員15名の製造業では、4社と別々に契約していて月額合計12万円、年間144万円のIT保守費を支払っていた事例があります。棚卸し後に整理した結果、月額8万円まで圧縮できました。

ステップ2：対応実績の確認

各業者に対して、直近12か月間の対応実績レポートを依頼します。レポートを出せない業者、または「何もありませんでした」で終わる業者は、保守内容を見直す対象になります。

なお、トラブルがなかったこと自体は良いことですが、「何もなかったからこそ、この保守料が必要か」という問いに向き合うタイミングでもあります。

ステップ3：プラン変更か乗り換えかを判断

現契約の業者との関係を維持しつつ、対応時間を平日日中のみに絞る、バージョンアップ対応を都度見積もりに変更する、といったプラン変更は、業者との関係を壊さずにコストを下げる現実的な方法です。

一方、レスポンスの悪さや価格の高さが目立つ場合は、乗り換えも選択肢です。このときは、データ・ソースコード・ドメイン権限の移管がスムーズにできるかを事前に確認してください。

保守費用の目安：規模別の相場感

中小企業における月額保守費の一般的な目安は次の通りです。

• ホームページ（5〜15ページ、更新頻度低め）——月1〜3万円
• ホームページ（記事更新が毎週ある、EC機能あり）——月3〜8万円
• 業務システム（社員10〜30人利用、平日日中対応）——月5〜15万円
• 業務システム（24時間対応、基幹業務に直結）——月15〜40万円

この相場より明らかに高い場合は、見直しの余地があります。逆に安すぎる場合は、「連絡しても返事が来ない」「障害時に対応されない」といったリスクを抱えている可能性があります。

値下げ交渉の進め方

業者との関係を保ちつつ値下げを実現するには、相見積もりを取った上で、数字を根拠に話し合うのが最も効果的です。「他社は月3万円で対応してくれると言っている」と伝えれば、現行業者から値下げの提案が出てくることが多くあります。

また、複数サービスを1社にまとめる「おまとめ割引」も交渉材料になります。ホームページ保守とサーバー管理を別々の業者に頼んでいる場合、1社に統合して月1〜2万円下げてもらうケースは珍しくありません。

まとめ：保守は「契約したら終わり」ではなく、2年ごとに見直す

IT保守契約は、導入時の選択肢をそのまま5年・10年と惰性で続けてしまいがちな領域です。しかし技術の進歩やクラウド化によって、同じサービスがより安く提供されるようになっています。2年に一度は保守契約を棚卸しし、対応実績・対応範囲・金額のバランスを見直すのが賢明です。

もし自社の保守契約が妥当か判断に迷う場合は、第三者にチェックしてもらうのが近道です。当社では月1.5万円のIT顧問ライトプランの中で、保守契約の内訳レビューや、ベンダーとの交渉材料の提供を行っています。千葉の中小企業の社長が、不要な固定費を払い続けないためのサポートをいたします。